Política de privacidad

Última revisión: 5 de noviembre de 2026

Responsable del tratamiento

Iberika Telecom Solutions, S.L., Calle Antonio Sedeño Cantos, 4, 4º A, 29640 Fuengirola (Málaga), C.I.F. B-56255862, correo info@iberikatelecom.es. Delegado de protección de datos: Seguridad y Privacidad de Datos, S.L., infodpo@forlopd.es, teléfono 963 122 868.

Iberika es la responsable de la web, del Portal y de Secretar.IA, salvo en los datos de las personas de tu agenda y de quienes llaman a tu secretaria (ver «Base jurídica»). En Centralit.IA, la responsable es la empresa que contrata la centralita e Iberika actúa como encargada del tratamiento (ver «App para el móvil (Centralit.IA)»).

Qué datos tratamos y para qué

Datos de tu cuenta (nombre, correo, contraseña cifrada o identificador de tu cuenta de Google, idioma): para identificarte, darte acceso al Portal y avisarte por correo de lo que pasa con tus agentes.
Iniciar sesión con Apple: si entras o vinculas tu cuenta con Apple, guardamos el identificador que nos da Apple para tu Apple ID y, si decides compartirlo, tu correo (o la dirección de reenvío de Apple, si eliges ocultarlo), solo para reconocerte al entrar. Lo borramos al desvincular Apple desde «Mi cuenta» o al darte de baja, y entonces también retiramos en Apple el permiso que nos diste.
Datos de tu empresa y de tus agentes (web, nombre, sector, saludo, información del negocio, instrucciones, datos de prueba que introduzcas): para crear y ajustar el agente de voz de prueba y, si lo pides, pasarlo a producción.
Llamadas de prueba: todas las llamadas a un agente se graban y se transcriben para que el agente funcione, para que puedas revisarlas y para mejorar el servicio. Solo puedes consultar las grabaciones de tu agente si antes aceptas expresamente la grabación en el Portal, y únicamente las posteriores a esa aceptación. Quien llama a un agente de prueba es avisado de que la llamada se graba.
Datos de integraciones (credenciales de tu servidor de correo, de tu CRM o de tu API): se envían cifradas a nuestros servidores y se guardan allí, no en este Portal, para que el agente pueda usar tus sistemas. No se vuelven a mostrar.
Registro de actividad (dirección IP, fecha y hora, acciones): para la seguridad del servicio, para prevenir abusos y para resolver incidencias.
Peticiones comerciales (teléfono de contacto, comentarios): para atender tus solicitudes de más minutos, de integraciones y de paso a producción.

Calendarios, contactos y tareas de Google, de Microsoft y de iCloud

Si conectas tu cuenta de Google o de Microsoft (Outlook) a tu secretaria virtual, solo pedimos los permisos que activas tú y solo los usamos para las funciones que ves en el Portal:

Google Calendar (calendar.readonly, calendar.events y calendar.app.created) y calendarios de Outlook (Calendars.Read o Calendars.ReadWrite): leer tus eventos para decirte tu agenda y saber cuándo estás libre; crear, cambiar o anular las citas que te piden quienes llaman y las gestiones que le encargas a la secretaria; y crear un calendario propio para esas citas si lo pides. No leemos ni tocamos otros eventos que los necesarios para esto.
Google Contacts (contacts) y contactos de Outlook (Contacts.ReadWrite): copiar tus contactos a la agenda de la secretaria para que reconozca a quien llama por su nombre, y llevar a tu cuenta los contactos que crees o edites en el Portal, para que las dos agendas coincidan. Lo que borras en tu cuenta se borra también aquí en la siguiente sincronización.
Google Tasks (tasks): esta conexión es aparte y solo se activa si la pides. Creamos en tu cuenta una lista propia llamada «Secretar.IA» y mantenemos iguales en los dos sentidos sus tareas y las de tu secretaria: título, fecha de vencimiento y si está hecha. Google solo ofrece este permiso para todas las tareas de la cuenta, pero de las demás listas únicamente vemos el nombre, para encontrar la nuestra; no leemos ni cambiamos sus tareas. Las tareas de la secretaria que borras se borran también de esa lista, y al revés.
Microsoft To Do (Tasks.ReadWrite): igual que Google Tasks y en su lugar (no se pueden tener las dos a la vez). Solo se activa si la pides. Creamos en tu cuenta de Microsoft una lista propia llamada «Secretar.IA» y mantenemos iguales en los dos sentidos sus tareas y las de tu secretaria: título, fecha de vencimiento y si está hecha. Microsoft solo ofrece este permiso para todas las tareas de la cuenta, pero de las demás listas únicamente vemos el nombre, para encontrar la nuestra; no leemos ni cambiamos sus tareas. Las tareas de la secretaria que borras se borran también de esa lista, y al revés.
iCloud (calendario y contactos): Apple no ofrece permisos parciales, así que se conecta con tu ID de Apple y una contraseña de app que creas tú en account.apple.com. Solo la usamos para leer tu calendario y saber cuándo estás libre; apuntar, mover y anular las citas que da tu secretaria; y copiar tus contactos a su agenda. Los contactos que guarda la secretaria no se suben a iCloud, y tus eventos de iCloud no se cambian. La contraseña de app viaja una sola vez a nuestro servidor de telefonía, que la comprueba con iCloud y la guarda cifrada; no se guarda en el Portal ni se muestra nunca. Puedes borrarla en account.apple.com cuando quieras: desde ese momento dejamos de acceder.

Los permisos de acceso se guardan cifrados en nuestros servidores y nunca se muestran. Puedes desconectar una cuenta en cualquier momento desde «Mi secretaria» (pestañas Citas, Contactos o Tareas) o desde la configuración de seguridad de tu cuenta de Google, Microsoft o Apple; al desconectarla dejamos de acceder a ella y borramos sus permisos.

El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las API de Google se ajustan a la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso limitado. En concreto: los datos de Google solo se usan para prestarte las funciones de la secretaria descritas arriba; no se venden ni se ceden a terceros salvo a los proveedores técnicos que necesitamos para prestarlas; no se usan para publicidad ni para entrenar modelos de inteligencia artificial generales; y ninguna persona los lee salvo que nos des tu permiso expreso para resolver una incidencia, sea necesario por seguridad o lo exija la ley.

Apps para el móvil (Secretar.IA)

Este apartado y el siguiente se aplican solo a la app Secretar.IA; la app Centralit.IA tiene su propio apartado, «App para el móvil (Centralit.IA)». Si usas Secretar.IA en Android o iPhone, además de lo anterior tratamos estos datos, siempre para que la app funcione:

Sesión del móvil: entras con un enlace que te enviamos al correo, sin contraseña. Guardamos un identificador de la sesión y el modelo del aparato (por ejemplo, «Samsung Galaxy S22») para que veas en «Conexiones activas» dónde está abierta tu cuenta y puedas cerrarla. La clave de la sesión se guarda en el almacén seguro del propio móvil y caduca a los 90 días sin uso.
Avisos: si los permites, guardamos el identificador de avisos de tu móvil (Firebase Cloud Messaging de Google en Android y el servicio de avisos de Apple en iPhone) para avisarte de llamadas, recados y gestiones. El aviso solo lleva un tipo y un número interno, nunca nombres, teléfonos ni el contenido: la app pide el detalle a nuestros servidores con tu sesión.
Llamadas que tu secretaria te pasa a la app (Android): si la usas como teléfono, la app se conecta a nuestra centralita para recibir las llamadas que tu secretaria te pasa. Antes de contestar te enseña quién llama y para qué, con lo que le ha contado a tu secretaria, y si no puedes coger, le dices desde ahí qué hacer («Ahora no», «En 15 minutos» o «Pásamelo»). Durante la llamada la app usa el micrófono y el altavoz como cualquier llamada de teléfono: la voz viaja cifrada en directo entre tu móvil y la centralita y la app no la graba ni la guarda. Para que la llamada suene con el móvil bloqueado, Android muestra un aviso de llamada a pantalla completa y mantiene la app activa mientras dura. La grabación y el resumen de la llamada, si los tienes activados en tu secretaria, se hacen en nuestros servidores como en el resto de tus llamadas.
Llamar con el número de tu secretaria: si eliges «Llamar a…» con el número de tu secretaria, nuestra centralita te llama al móvil y, al descolgar, llama al contacto presentando el número de tu secretaria. La llamada queda en tu historial como las demás.
Micrófono y notas de voz: además de en las llamadas, solo mientras grabas una nota para tu secretaria o respondes por voz a la entrevista para configurarla. El audio se envía a nuestros servidores para pasarlo a texto, se borra del móvil al enviarlo y no se conserva una vez transcrito; lo que queda es el texto, en tu conversación con la secretaria o en su configuración.
Cámara y fotos: solo las fotos que eliges mandar a tu secretaria por el chat, que se guardan junto a esa conversación.
Chat con tu secretaria: los mensajes que le escribes, sus respuestas y las gestiones que le encargas desde ahí (llamadas y citas).

Secretar.IA no lee el registro de llamadas ni los mensajes del móvil, y la agenda de contactos solo cuando tú se lo pides, como se explica en el apartado siguiente. Los contactos de tu secretaria son los que apuntas tú, los que traes de la agenda del móvil y los de la cuenta de Google o Microsoft que conectes. No lleva publicidad ni herramientas de analítica de terceros. Puedes retirar los permisos de contactos, micrófono, cámara, fotos y avisos en los ajustes del móvil, y cerrar la sesión de cualquier aparato desde «Conexiones activas».

Contactos de la agenda del móvil (Secretar.IA)

La app Secretar.IA para Android y iPhone puede copiar los contactos de la agenda del móvil a los de tu secretaria. Solo lo hace si tú lo pides:

Cuándo se leen: únicamente cuando entras en Ajustes → Contactos, pulsas «Traer contactos del móvil», lees el aviso que te explica qué se envía y para qué, lo aceptas con el botón «Aceptar y traer contactos» y das el permiso de contactos que te pide el sistema del móvil. Es una copia en ese momento, no una sincronización: la app no vuelve a leer la agenda hasta que lo pidas otra vez. En iPhone, desde iOS 18, puedes dar acceso solo a los contactos que elijas. Si no das el permiso, la app sigue funcionando igual.
Qué datos: de cada contacto, el nombre, la empresa, los teléfonos y los correos electrónicos. No se leen fotos, direcciones, notas, cumpleaños ni otros campos de la agenda. Los contactos sin teléfono ni correo no se envían. De cada contacto nuestros servidores guardan el nombre, la empresa, un teléfono (el móvil, si lo tiene) y un correo; el resto de teléfonos y correos solo se usan para no crear contactos repetidos y no se guardan. Se pueden traer como máximo 10.000 contactos del móvil por cuenta.
Para qué: para que tu secretaria reconozca por su nombre a quien te llama y pueda llamar de tu parte a quien le pidas. No se usan para publicidad ni para comunicarse con esas personas, salvo cuando tú le pides a tu secretaria que llame a alguien; no se venden y no se ceden a terceros, salvo a los proveedores técnicos necesarios para prestar el servicio (ver «Destinatarios»). Los contactos traídos del móvil no se copian a tu cuenta de Google ni de Outlook aunque las tengas conectadas.
Dónde se guardan y quién es el responsable: se envían cifrados (por HTTPS) a los servidores de Iberika y se guardan en tu cuenta de Secretar.IA, junto a los demás contactos de tu secretaria y a los datos de quien te llama. Respecto de los datos de las personas de tu agenda, tú eres el responsable del tratamiento e Iberika Telecom Solutions, S.L. actúa como encargado del tratamiento por cuenta tuya, en los términos del apartado «Datos de quien te llama y de tus contactos» de las Condiciones del servicio: los tratamos solo para prestarte el servicio y siguiendo tus instrucciones.
Cuánto tiempo y cómo borrarlos: se conservan mientras tu cuenta esté activa. Puedes borrarlos cuando quieras desde Ajustes → Contactos, uno a uno o todos los traídos del móvil de una vez. Al borrar un contacto se borran también sus notas y tareas, y deja de figurar en tus llamadas (las llamadas no se borran). No se borran los contactos enlazados a citas, oportunidades u otros registros, ni los que reúnen otros contactos fusionados: al borrarlos todos de una vez se quedan y la app te indica cuántos; si quieres eliminarlos, escríbenos y te ayudamos. Cuando borras un contacto suelto que vino del móvil, de Google o de Outlook, guardamos solo una referencia en una lista de contactos descartados, para que no vuelva a aparecer si traes la agenda o sincronizas la cuenta otra vez: en los del móvil, su teléfono (o su correo, si no tiene teléfono); en los de Google y Outlook, el identificador del contacto en esa cuenta. Al borrar de una vez todos los traídos del móvil también se vacía esa lista para los del móvil, así que si vuelves a traer la agenda se copian de nuevo. Cuando atendemos tu petición de baja o de borrado de la cuenta, eliminamos todos tus contactos y esa lista, en el plazo del apartado «Cuánto tiempo los conservamos».
Datos de otras personas: los contactos de tu agenda son datos personales de terceros que tú nos facilitas. Como responsable, te corresponde tener legitimación para tratarlos y para usarlos con esta finalidad (por ejemplo, porque son tus clientes, proveedores o personas con las que mantienes relación), cumplir con ellos la normativa de protección de datos y atender sus derechos. Nosotros solo los tratamos por cuenta tuya para las funciones descritas arriba.

App para el móvil (Centralit.IA)

La app Centralit.IA para Android y iPhone convierte tu móvil en una extensión de la centralita que tu empresa tiene contratada con Iberika. Tu empresa crea tu usuario y decide qué funciones tienes. Tratamos estos datos por cuenta de tu empresa, que es la responsable del tratamiento: Iberika actúa como encargada, con un contrato de encargo (artículo 28 del RGPD) y solo siguiendo sus instrucciones. Para que la app funcione tratamos estos datos:

Tu usuario: tu nombre, tu usuario y tu extensión en la centralita y, si entras con correo y contraseña, tu correo. También puedes entrar con el código QR, el código o el enlace que te da tu empresa.
Tu móvil: el modelo del aparato, la dirección IP, las fechas de conexión y el identificador de avisos (Firebase Cloud Messaging de Google en Android y el servicio de avisos de Apple en iPhone), para avisarte de llamadas y mensajes y para gestionar los móviles vinculados. La clave de la sesión se guarda en el almacén seguro del propio móvil y se borra al desvincularlo.
Llamadas: la app usa el micrófono como cualquier llamada de teléfono. La voz viaja cifrada entre tu móvil y la centralita, y la app no la graba ni la guarda en el móvil. Las llamadas con números externos salen de la centralita por los operadores de telefonía y la red telefónica, y en ese tramo no podemos garantizar el cifrado. El historial (fecha, hora, duración, números y estado) se guarda en nuestros servidores.
Grabación y transcripción: de forma predeterminada, las llamadas de la centralita se graban y se transcriben en nuestros servidores. Tu empresa puede apagar la grabación de las llamadas que salen y de las internas; la de las que entran no se apaga desde ese ajuste. Si tu empresa lo activa, también puedes grabar una llamada concreta desde la app: mientras se graba suena un pitido corto cada 15 segundos. La transcripción la hace un proveedor de reconocimiento de habla en servidores en Europa, y los resúmenes y otros textos pueden pasar por los proveedores de inteligencia artificial indicados en «Destinatarios». Desde la app escuchas solo tus llamadas, si tu empresa te ha dado ese permiso. Tu empresa es quien decide grabar las llamadas y quien debe informar de ello: a quienes llaman, por ejemplo con un aviso al empezar la llamada (Centralit.IA le permite poner uno en Audios › Bienvenida), y a las personas de su equipo que usan la centralita.
Buzón: cuando nadie coge y el asistente de voz toma un recado, guardamos el teléfono y el nombre de quien llama, el texto del recado y su destinatario. El audio y la transcripción de esa llamada los genera la plataforma de agentes de voz y los consulta la app. Los mensajes de un grupo o cola los ven todos sus miembros.
Equipo y estado: tu estado (disponible, ausente, no molestar…) y las colas en las que estás, que pueden ver otros usuarios de tu empresa. En las colas, la app te enseña también los agentes conectados.
Agenda, favoritos y bloqueados: «Ver mis contactos» lee la agenda solo en el móvil, con tu permiso, y no la envía a nuestros servidores. Los favoritos y los números bloqueados también se quedan en el móvil.
Cámara: solo para leer el código QR con el que vinculas el móvil.

Centralit.IA no lee el registro de llamadas ni los mensajes del móvil. Puedes retirar los permisos de contactos, micrófono, cámara y avisos en los ajustes del móvil. «Desvincular este móvil» cierra la sesión y hace que deje de recibir llamadas. Tus derechos sobre estos datos, incluido el de borrarlos, se ejercen ante tu empresa, que gestiona tu usuario; si nos escribes a nosotros o usas Eliminar tu cuenta y tus datos, le trasladaremos tu petición y la ayudaremos a atenderla.

Base jurídica

El tratamiento se basa en la ejecución del servicio que nos pides al registrarte (artículo 6.1.b del RGPD), en tu consentimiento para consultar las grabaciones y para que la app acceda a la agenda de tu móvil y la copie a tu secretaria (artículo 6.1.a), que puedes retirar en cualquier momento quitando el permiso de contactos en los ajustes del móvil y borrando los contactos traídos, sin que afecte a lo hecho antes, en nuestro interés legítimo en mantener la seguridad del servicio y en poder atender incidencias, reclamaciones y requerimientos de las autoridades (artículo 6.1.f), que es también la base para conservar el registro, las transcripciones y los resúmenes de las llamadas de los agentes, secretarias y cuentas eliminados, y en el cumplimiento de obligaciones legales, en particular las de telecomunicaciones. Los datos de las personas de tu agenda y de quienes llaman a tu secretaria los tratamos como encargado por cuenta tuya, que eres su responsable (ver «Contactos de la agenda del móvil»).

Lo anterior no se aplica a Centralit.IA. Allí la base jurídica es la de tu empresa, como responsable, que suele ser el contrato laboral o de servicio con sus empleados y el interés legítimo en atender a sus clientes. Iberika trata esos datos por el contrato de encargo que tiene con ella.

Destinatarios

Tus datos los tratan los proveedores técnicos que necesitamos para prestar el servicio (alojamiento web, plataforma de agentes de voz y de síntesis y reconocimiento de habla, envío de correo y, en las apps, los servicios de avisos de Google y de Apple), con contratos de encargo de tratamiento. En las llamadas con números externos intervienen además los operadores de telefonía que las conectan. Algunos proveedores de inteligencia artificial pueden estar fuera del Espacio Económico Europeo; en ese caso se aplican las garantías previstas en el RGPD (cláusulas contractuales tipo o decisiones de adecuación). No vendemos tus datos ni los cedemos con fines publicitarios.

Cuánto tiempo los conservamos

Mientras tu cuenta esté activa. Si te das de baja, tu cuenta se cierra de inmediato y tus datos se eliminan definitivamente en un plazo máximo de 30 días, salvo los que debamos conservar por obligación legal (por ejemplo, datos de facturación si has contratado producción) o para la defensa de reclamaciones, que quedarán bloqueados hasta que prescriban las responsabilidades, y salvo lo relativo a las llamadas, como se explica a continuación.

De las llamadas de tus agentes y de tu secretaria, la grabación de audio se conserva como máximo 90 días desde cada llamada, o el plazo propio de tu servicio si es otro (en Secretar.IA, mientras la cuenta está activa, 30 días desde cada llamada), y después se borra. Si se elimina el agente, la secretaria o tu cuenta, el audio que quede se conserva como máximo 90 días desde cada llamada y después se borra. El registro de las llamadas (fecha, hora, duración, números y estado), sus transcripciones y sus resúmenes se conservan mientras exista el agente o la secretaria, sin borrado automático. Cuando se elimina un agente, una secretaria o tu cuenta, no se borran: quedan marcados como de una cuenta eliminada y dejan de estar a tu alcance y de mostrarse en el Portal y en las apps. Solo el equipo de Iberika puede consultarlos, con fines de seguridad del servicio, atención de incidencias y reclamaciones o requerimientos legales. El registro se elimina pasados 5 años; las transcripciones y los resúmenes se conservan mientras sean necesarios para esos fines.

En Centralit.IA, la grabación de audio se conserva como máximo 90 días desde cada llamada, o el plazo pactado con tu empresa si es otro, y después se borra. El registro de las llamadas, sus transcripciones y sus resúmenes y los mensajes del buzón se conservan mientras tu empresa siga en el servicio, sin borrado automático. La app solo enseña las llamadas de los últimos 30 días, pero eso no significa que las anteriores se borren. Borrar un mensaje del buzón lo quita de tu vista; el mensaje sigue guardado. Cuando se elimina tu empresa, sus mensajes del buzón se borran, y al registro, las transcripciones, los resúmenes y el audio se les aplican las reglas del párrafo anterior para las cuentas eliminadas. Al desvincular un móvil, su registro queda guardado y marcado como desvinculado.

Para pedir que eliminemos tu cuenta y tus datos, aunque no tengas instalada ninguna app, sigue los pasos de Eliminar tu cuenta y tus datos, donde también se detalla qué se elimina y qué se conserva.

Tus derechos

Puedes acceder a tus datos, rectificarlos, suprimirlos, oponerte a su tratamiento, limitarlo y pedir su portabilidad, y retirar tu consentimiento en cualquier momento, escribiendo a info@iberikatelecom.es o al delegado de protección de datos. Las personas que figuran en los contactos que traes del móvil pueden ejercer sus derechos ante ti, como responsable, o escribirnos; si nos escriben, te trasladaremos su petición y te ayudaremos a atenderla. Si usas Centralit.IA, ejerces estos derechos ante tu empresa, como responsable; si nos escribes, le trasladaremos tu petición y la ayudaremos a atenderla. También puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

Seguridad

Las contraseñas se guardan cifradas de forma irreversible. Las comunicaciones de la web y de las apps con nuestros servidores van por HTTPS; sobre las llamadas de Centralit.IA, consulta su apartado. El acceso a los datos está restringido al personal que los necesita para atenderte. Hacemos copias de seguridad diarias de los datos del Portal en una ubicación privada del mismo alojamiento.

Cambios

Si cambiamos esta política te lo indicaremos en el Portal. La fecha de la última revisión aparece al principio.